La Secretaría General a través del Proceso de Gestión Documental actualiza Tablas de Retención Documental de las Dependencias de la Gobernación del Valle

Santiago de Cali, 02 de diciembre de 2022. El Proceso de Gestión Documental adscrito a la Secretaría General, ha venido adelantando el proyecto de actualización de las Tablas de Retención Documental, en atención a lo referido en el acuerdo 04 de 2019 del Archivo General de la Nación, inicialmente se empezó esta actualización con Secretaría General - Subdirección Técnica de Apoyo a la Gestión, Oficina de Comunicaciones, Oficina de Protocolo, Oficina de Control Interno, y posteriormente con cada una de las demás dependencias de la Gobernación del Valle.  

De acuerdo a lo anterior, toda esta dinámica institucional que se está realizando puede tener cambios en la estructura, funciones y procedimientos que obligan a la generación de nuevos documentos los cuales deben quedar inscritos en la actualización de las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta toda la normativa del Archivo General de la Nación.

Al respecto, Carlos Neiron Puentes, Líder de Proceso de Gestión Documental, manifestó que: “ la finalidad del ejercicio, es poder contar con el instrumento de “ Tablas de retención documental-TRD” en su cuarta versión, que reflejen la producción documental producto del trabajo realizado por los funcionarios de la administración, y de esta forma lograr la adecuada administración, control y organización técnica de los archivos, además facilitando las transferencias documentales primarias, garantizando la preservación del patrimonio documental de la Entidad.

Es importante resaltar que este instrumento archivístico deberá ser presentado ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su aprobación, y será enviado al Archivo General de la Nación, con el fin de que sea evaluado y convalidado, donde posteriormente sea emitido el correspondiente certificado de convalidación.

Desde la Gobernación del Valle del Cauca, seguimos trabajando para garantizar las buenas prácticas de la Gestión documental en el ente departamental con el firme propósito de brindar un servicio de calidad para los ciudadano, como es el querer de la gobernadora Clara Luz Roldán González.  #ValleInvencible

Tatiana Calle Torres – Comunicadora Social

Área de Comunicaciones – Secretaría General.