Secretaría General realizó Transferencia Documental en la Gobernación del Valle

Santiago de Cali, 9 de abril de 2019. La oficina de Gestión Documental, liderada por Martha Tenorio Valencia, adscrita a la Secretaría General, realizó la primera transferencia documental cumpliendo con lo establecido en el instrumento: Tabla de Retención Documental, los documentos se deben transferir al Archivo Central de la Gobernación del Valle del Cauca, ubicado en el municipio de Yumbo.

El objetivo de las transferencias es mejorar la recuperación y consulta de los documentos, con el propósito de garantizar un mejor servicio al ciudadano y a las partes interesadas, como: entes de control, entidades del Estado, proveedores, y usuarios internos. De igual manera, optimizar los puestos de trabajo, manteniéndolos limpios y ordenados y evitar la generación de fondos acumulados, lo cual es una de las prioridades de la actual administración.

“Las transferencias se deben realizar obedeciendo a un cronograma establecido al interior de la entidad y a los requisitos que tienen que ver con el alistamiento que hace cada secretaría con el equipo de Gestión Documental, respecto a procesos técnicos que se deben aplicar a los expedientes y a la producción documental de cada Secretaría”, afirmó Marta Tenorio.

La oficina de Gestión Documental transfirió 298 metros aproximadamente, para un total de 1.189 cajas. Y está realizando hasta cuatro transferencias al año para poder enviar todos los metros represados, teniendo en cuenta que desde hace 20 años no se realizaban transferencias en el ente departamental.   

Paola Andrea Castro O

Comunicadora Social, Secretaría General.