Preguntas Frecuentes sobre Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad SOGCS - Secretaría de Salud

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Preguntas Frecuentes sobre Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad SOGCS - Secretaría de Salud

1. ¿Qué es el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de Atención en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGCS)?

Es el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemáticos que desarrolla el sector de salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país.

2. ¿Cuáles son los componentes del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de Atención en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGC)?

Los componentes son:

  •  Sistema Único de Habilitación (SUH).
  • Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud (PAMEC).
  •  Sistema Único de Acreditación.
  •  Sistema de Información para la Calidad.

3. ¿Quién vigila el cumplimiento del desarrollo de los procesos de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención en Salud?

Es responsabilidad de las entidades departamentales, distritales y municipales de salud adelantar las acciones de vigilancia, inspección y control a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud en el desarrollo de los procesos de Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud, en el ámbito de sus respectivas jurisdicciones (Decreto 1011/2006, artículo 50).

4. ¿Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud tienen la obligación de establecer un programa de auditoria?

Sí, deberán establecer un Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud, que comprenda como mínimo los siguientes procesos:Autoevaluación del Proceso de Atención de Salud y Atención al Usuario (Decreto 1011/2006, artículo 37).

5. ¿Quién realiza la inspección, vigilancia y control del contenido, calidad y reporte de la información que conforma el Sistema de Información para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud?

Las acciones de inspección, vigilancia y control del contenido, calidad y reporte de la información que conforma el Sistema de Información para la Calidad del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud, estará a cargo de las Direcciones Departamentales y Distritales y de la Superintendencia Nacional de Salud en lo de sus competencias (Decreto 1011/2006, Artículo 52).

6. ¿Cuál es la entidad encargada de vigilar que las entidades territoriales de salud ejerzan sus funciones?

La Superintendencia Nacional de Salud.

De acuerdo a la normatividad vigente, ¿quiénes deben realizar las visitas de verificación de habilitación?

El Decreto 1011 de 2006 en su artículo 19 establece: Las entidades departamentales y distritales de salud serán las responsables de verificar el cumplimiento de las condiciones exigibles a los Prestadores de Servicios de Salud.

¿A qué hace referencia la prestación de un servicio de salud en modalidad de Telemedicina?

Hace referencia a la prestación de servicios de salud, realizados a distancia, en los componentes de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, por profesionales de la salud o que utilizan tecnologías de la información y la comunicación, que les permiten intercambiar datos con el propósito de facilitar el acceso y la oportunidad en la prestación de servicios de salud a la población que presenta limitaciones de oferta, de acceso a los servicios o de ambos en su área geográfica.

¿A qué hace referencia la prestación de un servicio de salud en modalidad Extramural?

Hace referencia a aquellos servicios que se ofrecen a la población en espacios no destinados a salud o espacios de salud de áreas de difícil acceso, que no cuentan con servicios quirúrgicos habilitados. Estos espacios son acondicionados temporalmente para el desarrollo de las actividades y procedimientos específicos. Los prestadores que ofrecen esta modalidad, cuentan con un domicilio que permita su ubicación por parte de los usuarios y la Entidad Departamental o Distrital de Salud.

¿Cómo se deben inscribir los centros de reconocimiento de conductores y los centros universitarios, entre otros?

Pueden inscribirse en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud como Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud -IPS o como Objeto Social Diferente. El prestador será quien defina el tipo de prestador, cumpliendo con lo establecido en la Resolución 2003 de 2014.

¿Cómo se habilitan los servicios de consulta especializada en salud?

Se habilitan cumpliendo los procedimientos establecidos en la Resolución 2003 de 2014. En este sentido en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), se encuentran los códigos específicos para las principales especialidades existentes en el país de acuerdo a lo definido por el Ministerio de Educación. Las especialidades que no cuenten con código específico en el REPS, podrán habilitarse en el código 356 (Otras consultas de especialidad).

¿Cómo se habilitan los servicios de salud ocupacional?

Se deberán inscribir en el REPS los servicios que el prestador ofrezca y preste, independiente que en ellos realice actividades de salud ocupacional, dando cumplimiento a lo definido en la Resolución 2003 de 2014.

Los prestadores de servicios de salud que ofrezcan actividades específicas de salud ocupacional, deberán contar con la licencia para el funcionamiento de salud ocupacional, siendo esta un requisito que no es objeto de verificación por parte del Sistema Único de Habilitación.

¿Cómo se realiza el reporte de novedades mencionado en la Resolución 2003 de 2014?

Diligenciando el formulario de reporte de novedades, el cual está disponible en el aplicativo del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), publicado en la página web de la entidad departamental o distrital de salud. Es de aclarar que para efectos de las novedades los prestadores deberán realizar la autoevaluación, diligenciar, imprimir y anexar los soportes correspondientes conforme a lo definido en el Manual de Habilitación de Prestadores de Servicios de Salud y radicarlos en la Entidad Territorial de Salud respectiva.

¿Cómo se realizan los procesos y procedimientos de investigación administrativa?, ¿Se pueden tomar medidas preventivas?

El proceso de investigación administrativo que tenga establecido la entidad territorial de salud competente deberá estar debidamente formalizado (documentalmente), para lo cual deberá tener en cuenta el marco legal del proceso general administrativo. Lo anterior significa que todas las acciones de inspección, vigilancia y control deben estar acompañadas de las correspondientes formalidades, tales como responsables, funciones, competencias, términos, medidas preventivas, recursos, etc., con lo cual se garantice el debido proceso y se blinde técnica y jurídicamente los posibles resultados, que en el caso de proferirse sanciones tendrán que tener en cuenta el Título XI de la Ley 09 de 1979.

¿Cuál es el objetivo del distintivo de habilitación?

El objetivo del distintivo es brindar información a los usuarios acerca de los servicios que ofrece el prestador y que se encuentran habilitados y cumplen los requisitos técnicos, científicos y administrativos para ofrecer una atención segura y confiable.

Los distintivos de los servicios habilitados y el certificado de habilitación deben mantenerse en lugar visible al público una vez hayan sido expedidos.

¿Cuál es la normatividad para la creación de una fundación del sector salud?

Está contemplada en el Decreto 1088 de 1991 y la Resolución 13565 del mismo año. Debe tenerse en cuenta la Ley 10 de 1990, que establece que el objeto principal de la entidad debe estar enmarcado dentro de la prestación de servicios en las modalidades de prevención, promoción, rehabilitación y tratamiento de la salud.

¿Cuál es la vigencia de la Habilitación en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud?

La vigencia es de 4 años, contados a partir de la fecha de radicación de la inscripción ante la entidad departamental o distrital de salud correspondiente (Decreto 1011/2006).

Vencidos estos 4 años se renovará por periodos de un año automáticamente, siempre y cuando el prestador realice y reporte en el REPS la autoevaluación anual, condición indispensable para permanecer en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS).

Lo anterior sin perjuicio de las facultades de Inspección, Vigilancia y Control de la Dirección Departamental o Distrital de verificar el cumplimiento de las condiciones en cualquier momento.

¿Cuáles serían los tipos de sanciones que le aplicarían a los Prestadores de Servicios de Salud según la Ley 09 de 1979?

La Ley 09 de 1979 en su Artículo 577 establece: ""Teniendo en cuenta la gravedad del hecho y mediante resolución motivada, la violación de las disposiciones de esta Ley será sancionada por la entidad encargada de hacerlas cumplir con alguna o algunas de las siguientes sanciones:

a. Amonestación.

b. Multas sucesivas hasta por una suma equivalente a 10.000 salarios diarios mínimos legales al máximo valor vigente en el momento de dictarse la respectiva resolución.

c. Decomiso de productos.

d. Suspensión o cancelación del registro o de la licencia.

e. Cierre temporal o definitivo del establecimiento, edificación o servicio respectivo".

¿Cuáles son las modalidades que se pueden inscribir para la prestación de los servicios de salud?

Las modalidades de prestación de los servicios son: Intramural, Extramural y Telemedicina.

Para los servicios de Transporte Especial de Pacientes las modalidades son: Terrestre, aérea y marítima o fluvial.

¿Cuántos servicios puede habilitar un Profesional Independiente?

La norma no establece un número máximo de servicios que pueda habilitar un profesional independiente, es decir, podrá habilitar tantos servicios como pueda demostrar que da cumplimiento a los mismos, según lo definido para cada uno en la Resolución 2003 de 2014.

¿El cambio de la razón social por parte de un prestador de servicios de salud genera la necesidad de una nueva habilitación o este puede continuar prestando los servicios de salud habilitados?

Si el cambio de razón social por parte de un prestador de servicios de salud no conlleva el cambio del Nit, solo deberá reportar la novedad, lo cual implicaría que en este caso no se requiere de una nueva habilitación.Si por el contrario la modificación de la razón social implica el cambio del NIT, se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Novedad de cierre de la institución.

2. Apertura de nueva institución.

Significa entonces que el procedimiento de habilitación debe surtirse nuevamente.

¿El incumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 1011 de 2006 y de los requisitos del Sistema Único de Habilitación (Resolución 2003 de 2014 ) implica algún tipo de sanción a los Prestadores de Servicios de Salud?

El incumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente, podrá generar la aplicación de las medidas sanitarias de seguridad previstas en las normas legales por parte de las entidades territoriales de salud en el marco de sus competencias. Para esto tendrán en cuenta el tipo de servicio, el hecho que origina el incumplimiento de las disposiciones contenidas en el Decreto 1011/2006 y su incidencia sobre la salud individual y colectiva de las personas.

Sin perjuicio de la competencia atribuida a otras autoridades, corresponde a las entidades territoriales de salud adelantar los procedimientos y aplicar las sanciones a que haya lugar, de acuerdo con lo previsto en el articulo 577 y siguientes de la Ley 09 de 1979 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

¿En qué casos se requiere visita de verificación previa para la habilitación de servicios?

El artículo 13 de la Resolución 2003 de 2014 establece:Artículo 13. Visita de Verificación Previa. Se requerirá visita de verificación previa en los siguientes casos:

13.1. La habilitación de nuevos servicios oncológicos, visita que se realizará por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

13.2. La habilitación de nuevos servicios de urgencias, hospitalización obstétrica, transporte asistencial y todos los servicios de alta complejidad, visita que se realizará por parte de la Entidad Departamental o Distrital de Salud.

13.3. La inscripción de una nueva Institución Prestadora de Servicios de Salud, visita que se realizará por parte de la Entidad Departamental o Distrital de Salud, dentro de los 6 meses siguientes a la presentación de la solicitud. Se entiende solicitada la visita con la presentación del formulario de inscripción en las condiciones defindas en el numeral 6.4 del artículo 6 de la presente resolución.

¿Es necesario el otorgamiento de concepto sanitario por parte del ente municipal a pesar de existir habilitación por parte del ente departamental?

El otorgamiento de la certificación del cumplimiento de las condiciones sanitarias es una actividad obligatoria y del resorte de los municipios o departamentos, de acuerdo con sus competencias de inspección vigilancia y control previstas en la Ley 715 de 2001, diferentes al proceso de verificación del Sistema Único de Habilitación. La evaluación que se realiza para el concepto sanitario es de un alcance diferente al que se realiza en el proceso de habilitación. El cumplimiento de las condiciones sanitarias debe ser previo a la visita de habilitación.

¿Es suficiente para la inscripción diligenciar el respectivo formulario disponible en el aplicativo del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) por la página web de la entidad departamental o distrital de salud?

No es suficiente; se hace necesaria su impresión (original y copia) después del diligenciamiento y se debe presentar y radicar ante la entidad departamental o distrital de salud respectiva, con los soportes definidos en el Manual de Habilitación de Prestadores de Servicios de Salud.

¿Es un requisito para poder contratar servicios de salud que los servicios a contratar se encuentren habilitados?

El Decreto 1011 de 2006 en su artículo 26 establece las responsabilidades para contratar, en estos términos: "Para efectos de contratar la prestación de servicios de salud el contratante verificará que el prestador esté inscrito en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud. Si durante la ejecución del contrato se detecta el incumplimiento de las condiciones de habilitación, el contratante deberá informar a la Dirección Departamental o Distrital de Salud quien contará con un plazo de sesenta (60) días calendario para adoptar las medidas correspondientes".

En el evento en que no se pueda mantener la habilitación, la entidad departamental o distrital de salud lo informará al contratante, quien deberá abstenerse de prestar los servicios de salud con entidades no habilitadas."

¿La habilitación puede ser revocada estando vigente?

Puede ser revocada en cualquier momento por las Direcciones Departamentales o Distritales de Salud cuando se compruebe el incumplimiento de las condiciones de habilitación (artículo 24 del Decreto 1011/2006).

¿La inscripción en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), el reporte de novedades y las visitas de verificación del Sistema Único de Habilitación tienen algún costo para el prestador?

La inscripción en el REPS, el reporte de novedades y las visitas de verificación a los prestadores de Servicios de Salud son procedimientos GRATUITOS.

¿Puede realizarse una visita de verificación sin funcionarios de planta?

No. Por tratarse de una función asignada a una entidad pública, sus representantes serán los funcionarios vinculados a dicha entidad, entendiéndose que los contratistas no ostentan la calidad de “funcionarios públicos”. Así mismo el manual de Inscripción de prestadores de servicios de salud y habilitación de servicios de salud, adoptado por la Resolución 2003 de 2014, establece en el numeral 4.1 “Ejecución de la visita… Los verificadores deberán siempre estar acompañados por un funcionario de la institución”.

¿Qué clase de novedades deben reportar en el Registro Especial de Prestadores (REPS) los Prestadores de Servicios de Salud?

Las novedades que los prestadores de servicios de salud deben reportar en el REPS son:

Cierre del Prestador

Disolución o liquidación de la entidad

Cambio de domicilio.

Cambio de nomenclatura

Cambio de representante legal

Cambio de director o gerente

Cambio razón social

Cambio de datos de contacto (Incluye datos de teléfono, fax y correo electrónico).

¿Qué consecuencias tiene en el resultado de la visita de las condiciones de habilitación el incumplimiento de las certificaciones, permisos y licencias en infraestructura por parte del prestador?

En la visita en que se identifique el incumplimiento de las condiciones previas de infraestructura a las que hace referencia el numeral 3.2.2 del manual de inscripción de prestadores de servicios de salud y habilitación de servicios de salud, el verificador deberá notificar del hecho a la autoridad competente de vigilar dichas condiciones.

¿Qué normas quedaron derogadas al entrar en vigencia la Resolución 2003 de 2014?

Quedaron derogadas las Resoluciones 1043 y 1315 de 2006; 2680 y 3763 de 2007; 4796 y 1448 de 2006; 715 de 2010, 1441 de 2013 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

¿Quién es el responsable de la habilitación del servicio cuando este es contratado?

El servicio podrá ser habilitado por el contratante o el contratista, teniendo en cuenta que no concurra la doble habilitación. El prestador que habilite un servicio es el responsable del cumplimiento de todos los estándares aplicables al mismo.

¿Se permite la doble habilitación?

El Prestador de Servicios de Salud que habilite un servicio es el responsable del cumplirniento de todos los estándares aplicables al servicio que se habilite, independientemente de que para su funcionamiento concurran diferentes organizaciones o personas para aportar al cumplimiento de los estándares. En consecuencia, el servicio debe ser habilitado únicamente por el prestador responsable del mismo, y no se permite la doble habilitación.

"Es decir, no pueden existir dos registros de habilitación y dos responsables para un mismo servicio".

¿Se pueden habilitar procedimientos o actividades realizadas en los servicios de salud?

No. La norma establece la habilitación de los servicios de salud, de los cuales dependen las actividades o procedimientos e intervenciones que se desarrollan, de acuerdo a protocolos o guías de manejo que el prestador defina.

¿Varios profesionales independientes pueden compartir el mismo consultorio?

Sí pueden compartir el mismo consultorio, siempre y cuando se evidencie que ofrecen diferentes horarios de atención y cada uno cuenta con el cumplimiento de los soportes documentales de forma independiente, para el cumplimiento de lo establecido en la norma de habilitación en cada estándar para el servicio específico habilitado.