¡La Secretaría de Infraestructura avanza en la transferencia de archivos!

Acogiendo la directriz de la Gobernadora del Valle del Cauca, Dilian Francisca Toro, de actualizar la gestión documental en el Palacio de San Francisco, la Secretaría de Infraestructura y Valorización avanza en la ejecución de este proceso, con el fin de preservar los archivos de importantes proyectos departamentales.

El trabajo se viene desarrollando en el Centro de Documentación y Proyectos, en el piso 13 del edificio, por un equipo de técnicos, que está digitalizando y modernizando toda la memoria institucional, para salir de un atraso de 15 años en el tema de transferencia de archivos.

“Teníamos una gestión enredada; papeles que hacían falta y eso nos ponía en aprietos frente a los entes de control que muchas veces requerían documentos y no los teníamos a tiempo. También cuando una persona del exterior quería hacer una consulta acerca de un proceso fallábamos al no ser oportunos, ahora con la modernización vamos a tener una custodia completa del archivo de gestión documental y una respuesta inmediata”, expresó Óscar Eduardo Vivas, subdirector técnico de Apoyo a la Gestión.

Hay que recordar que la gestión documental es un conjunto de normas utilizadas para administrar documentos de todo tipo en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos y asegurar la conservación a largo plazo de los más valiosos, para su posterior consulta.

William Franco, técnico de archivo, es uno de los que le están apostando a este cambio y aseguró que, aunque el trabajo es arduo, en pocos días espera cambiarle el aspecto físico al Centro de Documentación y Proyectos.

“Estamos clasificando los contratos, reemplazando los ganchos metálicos para evitar el deterioro de los documentos y almacenando en cajas como lo manda la Ley de Archivo”, dijo el funcionario.

Respecto de esta norma cuando un contrato finaliza, éste tiene que durar tres años en archivo de gestión (Secretaría de Infraestructura), luego, se hace la transferencia al Archivo Central y ahí tiene que permanecer de 15 a 20 años; si es histórico, se guarda, si no se toma otra decisión al respecto.

Hasta el momento se han clasificado 1.686 carpetas y 198 cajas. En aproximadamente un mes está previsto que se tengan resultados del proceso.

Darwin Ávila Vanegas,

periodista Gobernación del Valle