Educación del Valle pionera en implementar Tablas de Retención Documental en Instituciones Educativas oficiales

Santiago de Cali, 24 de mayo de 2016. Gracias al compromiso y liderazgo de la Secretaría de Educación Departamental con la colaboración de rectores, docentes, administrativos, integrantes del Grupo de Apoyo a la Gestión Educativa No. 2, y funcionarios del Archivo Central de la Gobernación del Valle, se han elaborado e implementado las Tablas de Retención Documental –TRD-  con su respectivo manual en las 151 instituciones educativas oficiales. En consecuencia se ha posicionado la dependencia seccional como la primera que cuenta con esta herramienta de gestión documental en todo el territorio nacional.

El secretario de Educación Seccional, Bernardo Sánchez Soto, indicó que, “las Tablas de Retención Documental constituyen un instrumento archivístico para la clasificación, depuración, organización, conservación, recuperación y uso de los documentos de las instituciones educativas. Desde el pasado año, la Secretaría de Educación en coordinación con la Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional, y el Comité Interno de Archivo adelanta una serie de capacitaciones orientadas al personal docente, directivo docente, y administrativo en el manejo de las TRD”.

Sánchez Soto -dijo también que- desde este mes por medio del grupo de Gestión Organizacional de la dependencia y Gestión Humana se están realizando talleres en diferentes municipios para representantes de los Gagem, rectores, secretarias y funcionarios administrativos, los cuales están encaminados al conocimiento de esta herramienta que mejorará el manejo y la organización de la gestión documental en las instituciones educativas oficiales del departamento.

El ciclo de capacitaciones inició en el municipio de Andalucia el día 11 de mayo y participaron ochenta funcionarios pertenecientes a los Gagem No. 4 y 5 que reúnen los municipios de Bugalagrande, Riofrío, Trujillo, Sevilla y Caicedonia. Por otro lado, el 26 de mayo, se espera igual participación en el equipamiento que se realizará en el municipio de Zarzal, dirigido al personal de los Gagem No. 6 y 7 que cobija los municipios de La Victoria, Obando, Versalles, Toro, La Unión, Roldanillo, El Dovio y Bolívar.

El recorrido por las diferentes localidades continuará el próximo viernes 3 de junio, en donde participarán representantes del Gagem No. 1: Vijes, La Cumbre y Dagua para recibir estos talleres.

La implementación y el uso de las TRD en los establecimientos educativos se convierte en un logro dado que facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, permiten a la administración brindar un servicio eficiente y eficaz a la comunidad, y facilitan el control y acceso a los documentos por medio de los tiempos de retención estipulados, entre los diferentes beneficios que trae el buen uso de esta herramienta de gestión documental.